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DISCLAIMER: Diese Liste soll kein vorgegebenes und vollständiges Konzept zum Planen einer Party sein, sondern eher als Orientierungshilfe dienen.


Orga

  • >1 Hauporga bzw. Kontrollperson die nur koordiniert
  • Untergruppen für Teilbereiche (mit eigenen Verantwortlichen)
    • Bereiche bzw. Know-How doppelt belegen (z.B. Schüler-Lehrer-Prinzip, Busfaktor)
    • Struktur festlegen (planar, hierarchisch, ...)
  • auf uni-nahe Materialvorräte zurückgreifen
  • Während der Party
    • Zentraler Anlaufpunkt
    • Durchdachte Kommunikation der Orgas (z.B. Walkie-Talkies mit Headset, DECT)
    • Klare Markierung der "wichtigen Menschen"
      • Der Security mitteilen!!
    • Klare Verantwortung am Abend selber (z.B. Aufbau, Bar etc.)
      • Deligieren statt selber machen
    • Statistiken führen
  • Nach der Party
    • Nachbesprechen
    • Dokumentieren
    • Statistiken auswerten

VORSICHT

  • Abbau nicht vergessen

TIPPS

Location

  • Modalitäten einbeziehen
    • Außenfläche bzw. Raucherbereich
  • Vorschriften durch/ Absprache mit Location
  • Sicherheitsrichtlinien
    • Brandschutz

VORSICHT

  • Notausgänge/Fluchtwege kennen

TIPPS

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  • Eingangs- bzw. Raucherbereich sinnvoll wählen


Kalkulation / Finanzen

  • Fixkosten möglichst früh feststellen und anfangs gering halten
    • Musik (Technik + DJ)
    • Location
    • Deko + "Baumaterialien" <besseres Wort!!>
  • Sponsoring ist möglich
    • dabei genau auf annehmbare Bedingungen achten
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VORSICHT

  • Mit Schankverlust rechnen! (~30%)

TIPPS

Personal

  • Helfer
    • rechtzeitig anwerben
    • Helfen attraktiv machen (z.B. Freigetränke, Essen)
    • Schichten dynamisch auf Ansturm anpassen
    • Listen erstellen und frühzeitig bewerben

VORSICHT

  • Schichten nicht zu lang machen

TIPPS

  • Awarenesspersonen/Seelsorger
  • lieber kurze knackige, als ewig lange Schichten (2h maximal)
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Externe

  • Securities und Sanis frühzeitig anfragen
  • Überlassung vom Inhaber
  • Bestätigung der Stadt (Gestattung)
  • Einer muss für Externe ein schriftliches Hausrecht haben
  • Einweisung von Externen auf Parties
  • jurisitisches Abklären
    • Versicherung
    • Finanzierung
    • Gema, etc.
    • Verantwortungsaufteilung Asta, Fachschaft und Verein
    • AusschanklizenzBlau Adidas 42 Extaball Basketball S75002 Originals Schuhe W Größe xodCBe
    • Sperrzeitverkürzung, bei der Stadt anfragen damit man länger feiern darf

VORSICHT

TIPPS

VerpflegungWeiß Low Grau 64433nmd 286 Pace Vs 13cktlfj Schuhe Neo Adidas DIeHYE9W2b

  • Hygenieverodnung lesen und umsetzen
  • Helfer konsumieren auch die Verpflegung der Gäste
  • Veganes Essen kann einfacher in Zubereitung, Lagerung und Verkauf sein
  • Aufwand und Nutzen abwägen (einfacher bedeutet weniger Aufwand)
  • Gastronomen können einem Aufwand und Einnahmen gleichzeitig abnehmen

VORSICHT

  • Getränkeauswahl limitieren um Helfer nicht zu überfordern

TIPPS

  • Verpflegung auch für Helfer bei Auf/Ab-Bau mit einplanen
  • Man kann recht gut in Glühweinkochern Essen zubereiten.
    • Ein Kocher voll Chilli reicht für 40 Personen
  • Was ist mit Lebensmitteleinschränkungen? Vegan/Laktose/Glaube
  • Aufwand der Getränke: Flaschen Getränke < Shots < Long Drinks < Cocktails
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Aufbau

  • Muss eigener Posten mit eigenem Verantwortlichen sein
  • Bereichsleite müssen wissen, wie ihre Bereiche aufgebaut werden
  • Aufteilung einzelner Verpflegungsstationen
  • Bauzaun / Netze zur Begrenzung des Festes


  • Aufbau
  • Statistiken erstellen!!!

VORSICHT

  • Bei mehreren Etagen: Netze um herunterfallende Gegenstände auf zu fangen
  • Fluchtwege freihalten

TIPPSBlau Adidas 42 Extaball Basketball S75002 Originals Schuhe W Größe xodCBe

Einlass/Tickets

  • Preis fair halten (Studierende sind arm)
  • Preiskalkulation durch Kartenverkauf
  • Vorverkauf
    • Bessere finanzielle Planungsmöglichkeiten
    • "feste" Gäste auf der Party
    • attraktiv machen (z.B. Freishots, billigerer Eintritt, etc.)
    • eventuell mit Werbeaktionen verbinden
  • Abendkasse
    • wichtig.
  • sinnvolles Einlasskonzept überlegen, und der Security erklären
  • Alterskontrolle
    • falls unter 18-jährige erlaubt sind auf eindeutige Kennzeichnung achten, und auch darauf achten, dass diese um 12 gegangen werden
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VORSICHT

  • Im Vorverkauf nicht alle Karten verkaufen, damit man an der Abendkasse noch Kapazitäten hat
  • Einlass mit Vorverkaufskarte nur bis zu einer gewissen Uhrzeit garantieren (oder gar nicht)
  • Extraschlange/Eingang für Menschen mit Vorverkaufskarte

TIPPS

  • Verkauft die Tickets dort wo sich eure Zielgruppe aufhält
  • Die Alterskontrolle von der Security machen lassen, wegen VerantwortungsübergabeBlau Adidas 42 Extaball Basketball S75002 Originals Schuhe W Größe xodCBe


Programm und Motto

  • Sinvolle Uhrzeiten für Beginn/Ende schätzen
  • Happy Hour und andere Special Events, können von vielen Studenten ignoriert werden
  • Wenn man besondere DJs einlädt, einspielen lassen wenn maximal viele Gäste anwesend sind
  • Wenn möglich, auf den einzelnen Floors unterschiedliche Musikrichtungen spielen lassen

VORSICHT

  • Auf Kosten achten, Deko kann beliebig aufwändig sein

TIPPS

  • Gadgets: Knicklichter, Strandbälle


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  • Plakate nach Motto designen vs. Plakate mit Wiedererkennungswert
  • Werbung ist wichtig, schlägt sich deutlich in den Zahlen nieder.
  • Langfristig ankündigen und mit Veranstalltungen anderer Fachbereiche/Wohnheime abstimmen, Zeitpunkt anpassen
  • dort werben wo Zielpublikum rumläuft


VORSICHT

  • Falls man Sponsoren hat, die auf das Plakat wollen, dann müssen diese (meistens) von den Sponsoren genehmigt werden

TIPPS

Protokoll

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